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Konferenzen und Besprechungen gesund und effizient gestalten

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Nur wenige Lehrerinnen und Lehrer mögen sie, denn oft sind sie langweilig, ermüdend und bringen kaum Ergebnisse. Dennoch sind regelmäßige Konferenzen und Besprechungen notwendig für den reibungslosen Ablauf des Schuljahres, für die Weiterentwicklung der Schule und für die Planung neuer Vorhaben. Mit etwas Planung im Vorfeld und einer guten Moderation können Konferenzen und Besprechungen jedoch effizienter werden und zu handfesten Ergebnissen kommen.

Teamarbeit entlastet

Meist ist es die Schulleitung, die Konferenzen vorbereitet und leitet. Es hat jedoch Vorteile, Sitzungen im Team zu organisieren: Die Aufgaben werden auf mehrere Personen aufgeteilt, die einzelnen damit entlastet. Die Mitarbeit von Kollegen/innen fördert die Identifikation mit und das Interesse an den Themen und bringt deren Perspektive schon in der Planungsphase ein. Zu bedenken ist auch, dass sich die Moderation einer Besprechung und die inhaltliche Mitarbeit oft schwer vereinbaren lassen, deshalb kann es sinnvoll sein, die Leitung einer weniger involvierten Person zu überlassen.

Zeitrahmen, Tagesordnung und Ziele der Konferenz festlegen

Überlegen Sie im Vorbereitungsteam gemeinsam die Themen und Inhalte der Konferenz oder Besprechung und legen Sie die Tagungsordnung fest. Welches Ergebnis soll die Konferenz haben: Dient sie der Entscheidungsfindung, Beschlussfassung oder der Information? Überlegen Sie Arbeitsformen und Moderation, eventuell sind inhaltliche Vorbereitungen von anderen Personen notwendig. Bereiten Sie Tischvorlagen vor. Legen Sie einen verbindlichen Zeitrahmen fest und kalkulieren Sie diesen eher knapp, dann bleibt für Abschweifungen keine Zeit. Informieren Sie die Teilnehmenden rechtzeitig über Termin, Zeitplan und Tagesordnung.

Angenehmes Besprechungsumfeld:

Sorgen Sie für ein angenehmes und ansprechendes Umfeld! Dazu gehören ausreichend Platz mit genügend Sitzgelegenheiten und die notwendigen Ausstattung – z.B. Flipchart, Stifte, PC und Beamer. Getränke wie Wasser, Tee und Kaffee und bei längeren Besprechungen auch etwas zu essen, am besten Obst, sorgen für Erfrischung. Planen Sie Pausen ein! Nach konzentrierten Arbeitsphasen bringt eine kurze Pause Entspannung und neuen Schwung.

Effizientes Arbeiten:

Der Moderator bzw. die Moderatorin sorgt dafür, dass das Thema im Mittelpunkt steht und verhindert Abschweifungen. Jeder Tagesordnungspunkt muss auch tatsächlich zu einem Ergebnis kommen; falls das nicht möglich ist, sollte das deutlich benannt werden. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest, damit nach der Konferenz oder der Besprechung allen klar ist, wie es weitergeht und wer was wann zu tun hat. Halten Sie den Zeitplan pünktlich ein: Wenn angekündigt wurde, dass die Konferenz um 18 Uhr endet, dann muss auch um 18 Uhr Schluss sein.

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